Vrijwel niemand had voorzien dat de komst van een coronavirus zou uitmonden in een nationale crisis. Scholen en horecabedrijven zijn gesloten, medewerkers in Nederland werken massaal thuis. De gevolgen van de maatregelen zijn overal zichtbaar. Ongetwijfeld ook bij jou op de werkvloer. Om zo goed mogelijk te kunnen blijven doorwerken in een situatie als deze, kun je als organisatie gebruik maken van een aantal handige tips. Wij delen ze graag met je!
Stel de organisatie op de hoogte
Is er een situatie gaande waarbij thuiswerken noodzakelijk is? Dan is het van belang om alle medewerkers tijdig van de juiste informatie te voorzien. Informeer hen over de situatie die zich voordoet, welke invloed deze op het bedrijf heeft en welke maatregelen er als bedrijf genomen moeten worden. Houd ook rekening met nationale maatregelen en verzend regelmatig updates.
Inventariseer benodigdheden
Om er zeker van te zijn dat iedereen thuis aan de slag kan, is het handig dat iedereen weet wat er nodig is om thuis te kunnen werken. Het opstellen van een checklist met alle benodigdheden, zoals bestanden en/of apparatuur, kan hierbij helpen. Stel ook één of meerdere aanspreekpunten in je organisatie aan om eventuele vragen te kunnen beantwoorden.
Werk efficiënt online
Is iedereen binnen je organisatie thuis geïnstalleerd? Fijn, dan kunnen de oplossingen om online te werken verder ingericht worden. Het is de uitdaging om een ‘remote first office’ te creëren, waarbij bedrijfsprocessen gewoon door kunnen gaan en er zo min mogelijk verschillen zijn met een ‘echt’ kantoor. De volgende punten zijn daarbij zeker van belang. Het volgende kun je doen:
Informeer de klant
Klanten zijn een belangrijke factor voor je bedrijf. Laat de klant weten wat de huidige situatie is, breng hen op de hoogte van het feit dat er thuisgewerkt wordt en denk proactief met mee om de werkzaamheden zoveel mogelijk door te kunnen laten gaan. Probeer vergaderingen op te zetten door te (video)bellen.
Communiceer met collega’s
De juiste interne communicatie is cruciaal voor de continuïteit van de bedrijfsprocessen. Overleg regelmatig en houd collega’s regelmatig op de hoogte van waar je mee bezig bent. Om meer structuur aan te brengen kan er een coördinator aangewezen worden die alles in goede banen leidt. Daarnaast kun je op vaste dagen en tijden meetings inplannen waarin je de voorgang van projecten bespreekt met je collega’s.
Maak gebruik van de juiste tools
Wil je als organisatie zo efficiënt mogelijk blijven doorwerken? Dan bieden meerdere tools een uitkomst. Inventariseer welke er nodig zijn en zorg ervoor dat medewerkers (én klanten) deze gewoon op afstand kunnen gebruiken.
Microsoft Teams
Met Microsoft Teams is het eenvoudig om met collega’s of klanten te kunnen (video)bellen, te chatten, het scherm te kunnen delen of bestanden te kunnen uitwisselen. In Teams kunnen specifieke groepen aangemaakt worden, denk hierbij aan een Teams met de klant, of met een bepaalde afdeling van de organisatie. Teams is goed inzetbaar om te brainstormen en samen te werken. Je kunt eenvoudig een vergadering starten, door de volgende stappen te volgen:
- Ga naar Microsoft Outlook
- Maak een nieuwe afspraak
- Voeg de e-mailadressen toe van de mensen die je wilt uitnodigen
- Klik op de knop ‘Teams-vergadering’
- Verstuur de uitnodiging
De uitgenodigde personen ontvangen een mail met een link naar de Teams-vergadering. Wanneer er op deze link geklikt wordt, kunnen zij via Teams op desktop of op de Teams app deelnemen aan de vergadering. Deze personen zie je vervolgens in de lobby verschijnen en kun je toestemming geven om mee te doen. Easy as that!
VPN
Om ook op afstand veilig te kunnen werken en bestanden veilig te kunnen benaderen, maken we bij B.made gebruik van een VPN-verbinding. Een ‘virtual private network’ maakt een beveiligde internetverbinding mogelijk, dankzij een versleuteling tussen de gebruikte apparaten en de VPN Server. Zo kun je instellen dat alleen bepaalde IP-adressen toegang hebben tot de server.
Deze beveiligde verbindingen zijn in het leven geroepen, zodat externe apparaten verbinding kunnen maken met lokale netwerken. VPN-verbindingen worden vooral gebruikt in bedrijven en in het onderwijs.
Microsoft Office 365
Met Office 365 ben je als organisatie van alle gemakken voorzien: maak en deel eenvoudig documenten, spreadsheets, presentaties en notities. Office 365 kun je zien als een complete werkplek in de cloud, dat organisaties helpt om samen te werken en om te communiceren. Zo kun je samen met je collega tegelijkertijd aan hetzelfde document werken, dat zeker handig is wanneer je fysiek niet op dezelfde locatie bent.
Dankzij een aantal handige componenten en apps is Office 365 een functionele en gebruiksvriendelijke omgeving. Het is zowel te gebruiken op mobiel, tablet, laptop, PC als Mac. Dankzij een goed beveiligde cloud, raak je nooit bestanden kwijt.
DevOps
Azure DevOps is een set van methodes en applicaties om software, websites en apps te kunnen ontwikkelen. Het stelt onze teams in staat om optimaal samen te kunnen werken en om projecten te kunnen lanceren. Met de tools van DevOps kunnen we samen met de klant op een agile manier werken, en softwarelanceringen en werkmethodes strak inregelen. De sprint boards geven een goed overzicht van de werkzaamheden, zo gebruiken we fases als ‘to do’, ‘doing’ en ‘done. Een groot pluspunt van DevOps is dat je altijd weet met welke taak je collega’s bezig zijn, zonder dat je bij elkaar in één ruimte zit.
Hopelijk kun je als organisatie vooruit met deze tips. Vergeet niet om tussen het werken door voldoende te bewegen. Een rondje lopen tijdens je pauze zorgt weer voor nieuwe ideeën. En ook leuk; deel onderling met je collega’s een foto van jouw werkplek thuis!
